Klantcase Microsoft Dynamics: Westrom

PARTICIPATIEBEDRIJF WESTROM – Herimplementatie bedrijfsbrede software: missie geslaagd!

Met de in 2015 ingevoerde Participatiewet zet de overheid in op een arbeidsmarkt waarin iedereen kan meedoen. Dit biedt sociale werkbedrijven de gelegenheid om uit te groeien tot dé plek waar werkzoekenden met een afstand tot de arbeidsmarkt hun talenten ontwikkelen en hun kansen op betaald werk vergroten. Een uitdaging waar het Limburgse participatiebedrijf Westrom serieus werk van maakt. “Met de cloudversie van Microsoft Dynamics NAV kunnen we onze bedrijfsprocessen nog efficiënter inrichten en nieuwe kansen snel benutten.”

Aan het woord is Antoon Theijs, databeheerder bij Westrom. Hij vertelt dat Westrom voor vijf gemeenten partner is voor de uitvoering van de Participatiewet: Echt-Susteren, Leudal, Maasgouw, Roerdalen en Roermond. Mensen die om welke reden dan ook een afstand tot de arbeidsmarkt hebben, kunnen via Westrom volwaardig aan het werk. Dit kan bijvoorbeeld assemblage- of verpakkingswerk zijn in een beschutte omgeving, maar Westrom verzorgt ook re-integratietrajecten en begeleiding van individuele en groepsdetachering. “Sinds 2008 gebruiken we Navision voor de logistieke, financiële en CRM-processen. De invoering zorgde voor aanzienlijke verbetering van de werkwijze. Met dit systeem hebben we tien jaar prettig gewerkt.”

PRETTIG WERKEN

In 2017 werd duidelijk dat het tijd was voor een vervolgstap. De in gebruik zijnde versie van de software was aan het eind van haar levenscyclus gekomen. Ondertussen bevatte de nieuwste versie veel nieuwe functionaliteit waarmee in aanvullende behoeften van Westrom voorzien kon worden. Dit maakte het noodzakelijk om een upgrade van het pakket door te voeren. “Onze collega’s vonden het prettig werken met Navision en zouden het liefst de nieuwste versie in gebruik nemen.

 

“Een van de grote voordelen van het werken met deze hypermoderne bedrijfsapplicatie is de naadloze integratie met Excel, Word en Outlook.”

 

We hebben een gespecialiseerde derde partij om advies gevraagd en vervolgens twee partijen uitgenodigd om een voorstel voor een herimplementatie in te dienen. Broad Horizon (voormalig Abecon) viel meteen positief op door hun deskundigheid, snelle en efficiënte offerteoplevering en gunstige prijsstelling.”

 

“Broad Horizon is bekend met onze sector en dat praatte heel gemakkelijk.”

 

STRAKKE PLANNING

Navision heet inmiddels Microsoft Dynamics, vertelt projectleider Ruud Mols. “Een van de grote voordelen van het werken met deze hypermoderne bedrijfsapplicatie is de naadloze integratie met Excel, Word en Outlook. Ook kun je de standaardsoftware zeer flexibel op je eigen bedrijfsprocessen afstemmen. Broad Horizon is bekend met onze sector en dat praatte heel gemakkelijk. De invoering verliep volgens een strakke planning waarbij men zorgde dat we tijdig over de juiste mensen en kennis beschikten. Ook werkten key-users uit de organisatie aan de invoering mee. Vanuit deze ervaring konden zij andere gebruikers snel op weg helpen na de live-gang.”

 

MISSIE GESLAAGD

Hij legt uit dat Westrom het nieuwe boekjaar meteen wilde starten vanuit Microsoft Dynamics. “Daardoor had het project een korte doorlooptijd. We hebben eerst de modules financieel, verkoop & marketing, productie, projecten, magazijn en inkoop geïmplementeerd, zonder toeters en bellen. Inmiddels is ook een koppeling aangebracht met de rapportageoplossing van Microsoft. In fase 2 gaan we verder uitbreiden en het gebruiksgemak op een aantal vlakken versterken. In dit systeem kun je zeer eenvoudig extra activiteiten toevoegen.”

“Momenteel werken zo’n 90 medewerkers met het systeem. Na fase 2 beschikken we ook over moderne functies zoals inscannen van inkoopfacturen en barcodescanning in het magazijn. Waar we de productieplanning vroeger in Excel ontvingen, zien gebruikers deze nu meteen in het centrale Dynamics-systeem”.

 

ALTIJD UP-TO-DATE

Westrom gebruikt Microsoft Dynamics in de cloud ofwel als Software as a Service, en is daardoor altijd verzekerd van de laatste versie van het pakket. “De leverancier verzorgt het onderhoud, de upgrades en de beveiliging. Hiertoe werkt Broad Horizon samen met zusterbedrijf True, dat gespecialiseerd is in managed hosting. Aldus ontzorgd krijgt de IT-afdeling meer ruimte voor andere belangrijke activiteiten. Door in de cloud te werken, heb je altijd en overal toegang tot je gegevens. Ook worden de gebruikte programma’s steeds up-to-date gehouden, waardoor onze organisatie in de maat blijft lopen met de nieuwste ontwikkelingen.”

 

“Verbeterslagen en efficiëntiemaatregelen zijn voor bedrijven in sociale werkvoorziening aan de orde van de dag. Blijven presteren in deze markt vereist een goed functionerende interne organisatie en adequate systeemondersteuning. Wij hebben onze IT nu goed op orde.”

 

Westrom heeft veel kennis en expertise opgebouwd als het gaat om de dienstverlening aan een kwetsbare groep inwoners. “Verbeterslagen en efficiëntiemaatregelen zijn voor bedrijven in sociale werkvoorziening aan de orde van de dag. Blijven presteren in deze markt vereist een goed functionerende interne organisatie en adequate systeemondersteuning. Wij hebben onze IT nu goed op orde. Hierdoor kunnen we efficiënt werken en zijn we nog beter in staat om ons als partner met gemeenten en werkgevers in te zetten om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt

Klantcase Microsoft Dynamics: Westrom