Sana Commerce bij DEAC Koffie Experts

Sana Commerce bij DEAC Koffie Experts – volledige integratie met Dynamics 365 Business Central

Sinds 1975 is DEAC Koffie Experts de koffiepartner voor horeca. De laatste jaren richten zij zich steeds meer op de bedrijvenmarkt en hebben zij meerdere toonaangevende klanten aan hun bestand toegevoegd. Met hun sprekende koffiemerken en theeconcepten willen zij horecakwaliteit koffie naar de werkvloer brengen. Dat doen zij niet alleen met goede koffie en thee en innovatieve espressomachines, maar ook met routeverkoop én een eigen technische servicedienst. Zo bieden zij het totaalpakket aan haar klanten.

Aangezien DEAC Koffie Experts niet over een webshop beschikte voor B2B klanten, werd dagelijks een groot aantal orders telefonisch of per e-mail geplaatst. Deze moesten handmatig verwerkt worden en in NAV geadministreerd worden. DEAC zocht hiervoor een passende oplossing.

Beginnen bij het begin

Om het bestelproces te stroomlijnen en een extra verkoopkanaal voor haar klanten te introduceren, had DEAC al enige tijd Sana Commerce op het netvlies, vertelt Michel Horvath, Operationeel Manager bij DEAC Koffie Experts. Sana Commerce integreert namelijk naadloos met Dynamics 365 Business Central, wat veel extra handelingen voorkomt en ervoor zorgt dat medewerkers efficiënter kunnen werken.

Michel vertelt: “Voordat wij Sana Commerce konden implementeren, moest er echter eerst een andere, belangrijke stap gezet worden: de migratie van NAV naar Business Central. Dit hebben we samen met Broad Horizon opgepakt. Daarna was het voor ons logisch direct door te pakken met de volgende stap: de implementatie van Sana Commerce voor de webshop.”

De webshop

Broad Horizon assisteerde DEAC Koffie Experts ook bij het ontwikkelen van een webshop op basis van Sana Commerce Cloud. Deze webshop moet het voor B2B-klanten makkelijker maken een bestelling te plaatsen. Bestellingen via de webshop worden direct verwerkt in Business Central, waardoor de tussenkomst van binnendienstmedewerkers niet meer noodzakelijk is.

Ralph van der Meer, senior consultant bij Broad Horizon, begeleidde de implementatie van Sana Commerce bij DEAC Koffie Experts en zegt: “Sana Commerce Cloud biedt een naadloze integratie met Business Central. Hierbij fungeert Business Central als enige informatiebron. Daardoor beschikt de webshop niet alleen altijd over actuele prijs- en voorraadinformatie, maar kan de segmentatie die DEAC Koffie Experts van haar klantenbestand maakt ook zonder problemen overgenomen worden in Sana Commerce Cloud. Dat heeft als voordeel dat klanten in de webshop enkel het assortiment zien dat voor hen van toepassing is, met de bijbehorende prijsstelling.

Dankzij de integratie van Sana Commerce Cloud wordt Business Central voor DEAC Koffie Experts écht de ‘single source of truth’: informatie uit Business Central wordt getoond in de webshop én mutaties in de voorraad door bestellingen via Sana Commerce, worden niet alleen automatisch doorgegeven aan het magazijn, maar ook direct bijgewerkt in Business Central. Dat geeft DEAC Koffie Experts én klanten een volledig en accuraat overzicht.

En aangezien Sana Commerce native perfect aansluit op Dynamics 365 Business Central, kun je alle business logica die je nodig hebt, inzetten zonder gebruik te maken van maatwerk. Alle modules werken out of the box. Dat maakt het niet alleen eenvoudiger om te implementeren, maar ook financieel aantrekkelijker dan e-commerce-pakketten die deze integratie niet hebben.” Michel vult aan: “Doordat Sana zo’n uitgebreide standaardintegratie biedt, was maatwerk ook helemaal niet nodig: het geeft ons precies wat we nodig hebben. Daardoor weten we ook zeker dat we in de toekomst met updates of upgrades niet tegen grote uitdagingen aan zullen lopen.”

DEAC, koffie experts

Betalen via Sana Commerce Pay

“Hoewel veel van onze bestaande klanten gewend zijn achteraf te betalen, hebben we ervoor gekozen eveneens de betaalmodule Sana Commerce Pay te implementeren in onze webshop. Daardoor kunnen wij onze nieuwe klanten meer keuzevrijheid bieden in de manier waarop zij voor onze producten betalen. Dankzij de samenwerking met Adyen voor Sana Commerce Pay, kunnen zij in de webshop namelijk kiezen hoe zij betalen: met iDEAL of met creditcard.

De gewenste betaalmethode wordt opgeslagen, zodat klanten deze keuze maar één keer hoeven te maken. Dat voorkomt onnodige handelingen in de toekomst en draagt bij aan het bestelgemak,” vervolgt Michel Horvath. Een bijkomend voordeel is dat door betalingen via Sana Pay te laten verlopen, DEAC Koffie Experts het risico van voorfinanciering aanzienlijk vermindert.

Inzicht in commerciële data

Ralph geeft aan dat Broad Horizon voor DEAC Koffie Experts ook de module ‘Sana Commerce Insights’ heeft gekoppeld. “Wanneer de webshop straks een periode op volle toeren heeft gedraaid, kan DEAC waardevolle informatie uit Insights halen. Die informatie helpt niet alleen bij het nemen van onderbouwde en strategische beslissingen, maar geeft ook inzicht in het gedrag van klanten in de webshop. Zo kan DEAC bijvoorbeeld door te analyseren waar en waarom klanten afhaken in het koopproces, pijnpunten in de webshop oplossen en het gebruiksgemak voor haar klanten optimaliseren. Dat is overigens niet alleen prettig voor de klant, het verhoogt ook het conversieratio en daarmee de omzet.”

Snelle live-gang

Zowel Michel als Ralph hebben de samenwerking als prettig ervaren. “We begonnen in januari 2021 met het offertetraject voor Sana Commerce Cloud”, geeft Michel aan, “en begin mei werd de webshop al opgeleverd. Daarbij hebben we er voor gekozen om er vooralsnog een gesloten webshop van te maken. Klanten hebben een account nodig om te kunnen bestellen.”

Ralph vult aan: “Die snelle oplevering hadden we niet kunnen realiseren zonder de inzet van de medewerkers van DEAC. We zijn begonnen met het opzetten van twee verschillende omgevingen: een acceptatie- en een productieomgeving. Daardoor had het projectteam van DEAC een veilige omgeving om de functionaliteiten uit te testen en het systeem goed te leren kennen. Het projectteam werkte heel gestructureerd en maakte goed gebruik van alle beschikbare documentatie. De vragen werden gebundeld en het team trad als één persoon naar buiten. Dat maakte het eenvoudiger om openstaande vragen snel en effectief te beantwoorden tijdens de periodieke overleggen. Daardoor konden we het hele project in zo’n twee maanden afronden.”

Ontwikkelingen in de toekomst

“Nu de webshop opgeleverd is en in gebruik genomen wordt, zit mijn werk erop”, sluit Ralph af. “Ik draag DEAC Koffie Experts nu over aan onze afdeling Managed Applications. Voor vragen, beheer en toekomstige updates blijft de expertise van Broad Horizon dus ook in de toekomst beschikbaar.” Dat vindt ook Michel een prettige gedachte. Daarnaast overweegt DEAC ook het CRM systeem aan te laten sluiten op de nieuwe omgeving, door Dynamics 365 Sales en Dynamics 365 Marketing te implementeren: “Wanneer we daarmee aan de slag gaan, zullen we zeker weer gebruik maken van de kennis en oplossingen van Broad Horizon!”

 

Wil je na het lezen van deze klantcase meer informatie over de Sana oplossing, onze Dynamics 365 Business Central oplossingen of de overige producten van Dynamics 365?

Neem dan contact met ons op. Wij kijken graag wat het beste aansluit bij jouw organisatie.

 

Blijf op de hoogte

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van trends, inspirerende klantverhalen en events.