Marnix Academie - Microsoft 365

Marnix Academie: werving met Dynamics 365 Marketing

Marnix Academie automatiseert en personaliseert werving van studenten met Dynamics 365 Marketing. Het versterken van relaties door het leveren van de juiste persoonlijke boodschap, op het juiste moment en via het juiste kanaal.

Het versterken van relaties door het leveren van de juiste persoonlijke boodschap, op het juiste moment en via het juiste kanaal.

Ieder jaar schrijven een groot aantal studenten en leerkrachten zich in bij de Marnix Academie in Utrecht voor een lerarenopleiding basisonderwijs of bijscholing. Dankzij Dynamics 365 Marketing kan de onderwijsinstelling het wervingsproces van nieuwe studenten nu automatiseren en personaliseren. De oplossing is uitgerold met ondersteuning van Broad Horizon.

De Marnix Academie in Utrecht wil het onderwijs verbeteren door het zo goed mogelijk opleiden en verder professionaliseren van leerkrachten in het basisonderwijs. De zelfstandige hogeschool biedt een lerarenopleiding basisonderwijs aan en verzorgt daarnaast bijscholing. “Zo hebben we ook cursussen, post-hbo-opleidingenen  masteropleidingen voor leraren die zich verder willen specialiseren”, zegt Jeroen van Til, Hoofd Communicatie bij de Marnix Academie.

Oriënteren en kennismaken

Ieder jaar oriënteren mbo-, havo- en vwo-scholieren zich op een lerarenopleiding basisonderwijs bij de Marnix Academie, terwijl leraren zich aanmelden voor bijscholing. Zij kunnen onder meer via open dagen en meeloopdagen kennismaken met de opleidingsmogelijkheden, waarvoor zij zich kunnen aanmelden via de website van de Marnix Academie.

“Het moment waarop studenten zich aanmelden voor bijvoorbeeld een open dag, vormt nu het startpunt van de customer journey…”

Voorheen werd alle communicatie met studenten verzorgd vanuit een e-mailtool. De onderwijsorganisatie wil echter meer automatiseren en leerlingen daarnaast beter kunnen volgen. Vanuit deze wens is ingezet op het professionaliseren van de marketingactiviteiten, waarbij de keuze is gevallen op Microsoft Dynamics 365 Marketing. Het moment waarop studenten zich aanmelden voor bijvoorbeeld een open dag, vormt nu het startpunt van de customer journey en studentenlevenscyclus. De Marnix Academie kan deze reis en cyclus dankzij Dynamics 365 Marketing volledig optimaliseren en personaliseren.

Personaliseren van de customer journey

Dynamics 365 Marketing is een oplossing die organisaties helpt bij het automatiseren en personaliseren van de customer journey. Door het leveren van de juiste persoonlijke boodschap, op het juiste moment en via het juiste kanaal kunnen organisaties de relaties met hun doelgroepen versterken. Zo is de customer journey van een toekomstige student anders dan die van een afgestudeerde die een vervolgopleiding wil gaan doen. Dynamics 365 Marketing kan worden ingezet voor het onder de aandacht brengen van een relevant dienst of onderdeel bij een specifieke doelgroep. Deze oplossing draagt bij aan het communiceren met de doelgroep met relevante en gepersonaliseerde content.

“Door het leveren van de juiste persoonlijke boodschap, op het juiste moment en via het juiste kanaal kunnen organisaties de relaties met hun doelgroepen versterken.”

In het geval van Marnix Academie bestaat de customer journey uit de volledig reis die studenten bij de onderwijsorganisatie doormaken. In het kader van een leven lang leren is dat van 17 tot 67 jaar; vanaf het moment dat zij zich als scholier aanmelden voor bijvoorbeeld een open dag, tot aan het moment dat zij afstuderen en in een later stadium bijscholing volgen. “Studenten melden zich aan voor een open dag, komen in ons systeem en wij kunnen vervolgens via e-mail de informatie sturen die ze willen”, legt Van Til uit. Denk hierbij aan brochures en mailings. “De studiekeuze is enorm belangrijk. Daarom vinden wij het heel belangrijk dat ze dat heel bewust doen en dat wij ze de juiste informatie kunnen geven.”

Kennis van de onderwijssector

Broad Horizon hielp de Marnix Academie bij het uitrol en ingebruikname van Dynamics 365 Marketing. “We zijn begonnen met een CRM-implementatie, die al een aantal jaar geleden is uitgevoerd. Vanuit daar zijn we naar de Cloud gemigreerd. Vervolgens wilden we het aanmeldtraject bij ons opleidingsinstituut aanpakken”, zegt Shelby de Nijs, Projectleider Portal O365, CRM Dynamics Online en SharePoint Online. Prettig noemt zij hierbij de kennis van de onderwijssector waarover Broad Horizon beschikt. “We hebben een aantal inspiratiesessies gedaan en een aantal voorbeelden kunnen zien van andere instellingen.”

“Het was flink zoeken naar hoe we het zouden gaan inrichten. Dat had er vooral mee te maken dat wij nog niet zo heel ver waren in wat we zouden kunnen met Microsoft Dynamics 365 Marketing. De consultant van Broad Horizon heeft ons daar heel goed bij geholpen”, zegt Van Til. De partijen brachten samen in beeld welk doelen de Marnix Academie wil bereiken met het project. Dit werd gedaan door een agile-aanpak met een dev-ops bord, scrumboard en het gebruik van userstories. “We hadden een eigen projectmanager aan de kant van Broad Horizon en dat maakte dat het hele proces soepel verliep”, voegt De Nijs toe.

Snel schakelen

Dankzij deze nauwe samenwerking met Broad Horizon kan ook snel worden geschakeld in uitzonderlijke situaties, waarvan de COVID-19 pandemie een voorbeeld is. Zo stond in november een open dag van de Marnix Academie op de planning, die door lockdownmaatregelen in aangepaste vorm moest plaatsvinden met kleine groepen. Dankzij de samenwerking met Broad Horizon kon de Marnix Academie snel schakelen en dit realiseren door de Event Portal Dynamics 365 Marketing te implementeren.

 

De voordelen van het systeem zijn divers. “Als je kijkt naar wat het de Marnix Academie oplevert is dat naast tijdwinst ook veel efficiënter en gerichter werken. We kunnen heel goed aansluiten bij de persoonlijke sfeer die voor de Marnix Academie en haar studenten heel belangrijk is”, legt De Nijs uit. “Daarnaast staan we echt te popelen om aan de slag te gaan met de data die we nu hebben.”

Gebruiksvriendelijk

De Marnix Academie is erg tevreden over Dynamics 365 Marketing. Zo is de oplossing erg gebruiksvriendelijk, waardoor men na een training van Broad Horizon zelf aan de slag kan met het systeem. Ook is het mogelijk om zelf kleine aanpassingen te maken en de oplossing zelf te kunnen beheren. Het inschakelen van een consultant is hierdoor niet nodig; je kunt het beheer volledig zelf doen. Uiteraard is het altijd mogelijk om dit door Broad Horizon te laten doen als organisaties daar prijs op stellen.

Handige tips

Voor collega’s die een vergelijkbaar traject overwegen hebben De Nijs en Van Tijl enkele tips. Zorg bijvoorbeeld dat de betrokken projectmanager over voldoende inhoudelijke kennis beschikt, wat het schakelen met de consultant die het project vanuit de partner begeleidt aanzienlijk vereenvoudigd. Neem daarnaast de tijd bij de voorbereiding en implementatie zodat je zo veel mogelijk kennis opdoet. Met behulp van deze kennis kan je enerzijds beter en gerichter vragen stellen, en anderzijds de oplossing na de implementatie goed inrichten.

 

Benieuwd wat Microsoft Dynamics 365 voor jouw organisatie kan betekenen? Wij denken graag met je mee. Neem contact met ons op via onderstaande contactformulier voor meer informatie.