Fons Vitae Lyceum - Educationhub Syncservice

Fons Vitae Lyceum: altijd in sync met de EducationHub Syncservice

Scholen maken steeds meer en vaker gebruik van digitale leermiddelen om hun onderwijsaanbod te verrijken en administratieve processen te automatiseren en stroomlijnen. De coronapandemie heeft die ontwikkeling alleen maar versneld en ervoor gezorgd dat scholen communiceren en samenwerken op afstand moeten faciliteren met tools als Microsoft Teams.

Maar om een succes te maken van de adoptie van Teams, is het wel belangrijk dat je Teams-omgeving goed aansluit op de administratieve systemen van je school. Dit is een uitdaging waar ook het Amsterdamse Fons Vitae Lyceum tegenaan liep bij het inrichten van Teams.

De oplossing: een door Broad Horizon gebouwde synchronisatietool die ervoor zorgt dat alle informatie in Teams altijd actueel is en overeenkomt met de gegevens uit het administratiesysteem voor leerlingen. Wil je meer weten over deze inspirerende klantcase? Lees dan snel verder!

Moderne school met een rijke geschiedenis

Het Fons Vitae Lyceum is een Amsterdamse school voor het voortgezet onderwijs waar alle leerlingen met een havo- of vwo-advies welkom zijn. ‘Fons vitae’ is Latijn voor ‘bron van leven’, een benaming die de levendigheid van dit stadse en sfeervolle lyceum verenigt met de klassieke uitstraling van de school. Van oorsprong is het Fons Vitae Lyceum een katholieke school, maar tegenwoordig herbergt ze kinderen met diverse geloofsovertuigingen. De rijke geschiedenis van het Fons Vitae Lyceum gaat al terug tot 1914, toen de zusters Franciscanessen van Heythuysen de school oprichtten als eerste rooms-katholieke meisjesschool van Nederland. Het Fons Vitae Lyceum werkt vanuit drie belangrijke kernwaarden: betrokkenheid, verantwoordelijkheid en persoonlijke ontwikkeling.

het werkplekbeheer gebeurt dus volledig via de cloud, terwijl leerlingen ook al langer werken met personal devices. Microsoft 365 en Teams vormen tezamen de centrale leeromgeving.

Hoewel de exacte cijfers per schooljaar wat kunnen verschillen, ziet de verdeling van leerlingen er ongeveer als volgt uit: 40 procent havisten, 50 procent vwo’ers en 10 procent gymnasiasten. Het Fons Vitae Lyceum maakt onderdeel uit van de Stichting VO Amsterdam Zuid (SVOAZ).

Vroeg in de cloud

Het Fons Vitae Lyceum heeft de afgelopen jaren de slag naar een volledige cloudomgeving gemaakt en is in dat opzicht best een ‘early adopter’ in onderwijsland te noemen. De complete ICT-infrastructuur draait in de cloud, wat betekent dat er ook geen lokale infra meer is die ‘on-premise’ in de school staat. Ook het werkplekbeheer gebeurt dus volledig via de cloud, terwijl leerlingen ook al langer werken met personal devices. Microsoft 365 en Teams vormen tezamen de centrale leeromgeving. Elke klas en lesgroep heeft bijvoorbeeld een eigen Teams omgeving, met een docent als eigenaar.

“De keuze om alles in de cloud te doen is gemaakt om verschillende redenen. De cloud maakt het beheer en waarborgen van de veiligheid eenvoudiger. Bovendien maakt het je ICT-landschap een stuk schaalbaarder. Samen met Broad Horizon gaan we voor een strategie die te boek staat als ‘best of breed’. Dit betekent dat je de beste applicatie voor elk onderdeel (roosters, cijfers, vakkenpakketten) selecteert en gebruikt”, vertelt Joppe van Daalen, ICT-coördinator van het Fons Vitae Lyceum.

De uitdaging

Vanuit de cloudadoptie ontstond bij het Fons Vitae Lyceum de behoefte om bronsystemen direct en zonder tussenkomst van lokale infra te syncen met het Microsoft 365-platform en Teams. Best een uitdaging, als je bedenkt dat je bij het beheren van Teams in een onderwijsomgeving al gauw honderden leerlingen hebt met wisselende lessen, vakkenpakketten, teams en documenten.

De cloud maakt het beheer en waarborgen van de veiligheid eenvoudiger. Bovendien maakt het je ICT-landschap een stuk schaalbaarder.

“Net als bij veel andere scholen, waren onze ICT-beheerders veel tijd kwijt aan het handmatig toevoegen van gebruikers en groepen en aan het doorvoeren van wijzigingen binnen teams en groepen. Bovendien moesten docenten vaak wachten tot groepen georganiseerd waren, vooral omdat het handmatig toevoegen van leerlingen aan groepen en het verwerken van mutaties best veel tijd kostte. Dat moest volgens ons beter en efficiënter kunnen.”

De oplossing: de EducationHUB Syncservice

Gelukkig lag de oplossing binnen handbereik. In samenwerking met Broad Horizon introduceerde het Fons Vitae Lyceum in 2020 de EducationHUB Syncservice, een slimme synchronisatietool die Microsoft Teams koppelt aan de actueelste informatie uit het leerlingenadministratiesysteem en er zo voor zorgt dat de Teams-omgeving altijd up-to-date is.

“De Syncservice is een SaaS-oplossing die naadloos aansluit op en integreerbaar is met de systemen die het Fons Vitae Lyceum al gebruikt.”, vertelt Remko den Besten, solution architect bij Broad Horizon. “De variëteit en vrijheid aan moderne samenwerkings- en communicatieoplossingen maakt van synchroniseren een absolute noodzaak.”

De EducationHUB Syncservice heeft het Fons Vitae Lyceum al veel opgeleverd. Denk bijvoorbeeld aan de onderstaande verbeteringen.

De synchronisatietool leest één keer per dag het leerlingenadministratiesysteem uit en zet informatie gelijk door naar Teams. Docenten kunnen bouwen op deze snelle actualiteit en zijn zelf ook nog altijd in controle om adhoc leerlingen toe voegen.

Het aanmaken van nieuwe teams gaat veel sneller dan vroeger, ondanks het gebruik van School Data Sync. School Data Sync vraagt toch nog om allerlei scripting en zelf ingerichte automatiseringsstappen wat de betrouwbaarheid niet ten goede kwam..

De Syncservice maakt gebruik van ingebouwde controlemomenten waarmee de ICT-afdeling kan voorkomen dat foutieve groepen in bronsystemen belanden.

De school is altijd in sync, ongeacht waar een leerling zich bevindt.

De Syncservice voedt op een slimme manier het Microsoft 365-platform, waardoor je snel en eenvoudig het Microsoft 365 platform als centrale identity provider kan inzetten om veilig en flexibel invulling te geven aan cloud-based identity en toegangsbeheer (IDM/IAM).

De EducationHUB Syncservice is volgens Joppe een tool die de school ook echt ontzorgt. “Het is een oplossing die continu wordt doorontwikkeld. We hoeven zelf niet meer bezig te zijn met scripten en hebben het aantal manuele handelingen drastisch verlaagd. Hierdoor kan het schoolpersoneel zich beter focussen op de corebusiness, terwijl de foutgevoeligheid van het systeem afneemt. Je hoeft alleen zorg te dragen voor de juiste invoer van gegevens.”

Wat merken docenten van deze synchronisatietool? Omdat de EducationHUB Syncservice verbonden is met het leerlingenadministratiesysteem worden wijzigingen in Teams omgevingen automatisch doorgevoerd. “Dat is het mooie van deze tool. Als docenten vragen of de wijzigingen zijn doorgevoerd in Teams en wij antwoorden dat dat automatisch is gedaan dan reageren zij aangenaam verast” aldus Joppe van Daalen. “Op deze manier hoeven docenten zich geen zorgen meer te maken over wijzigingen en weten zij dat hun Teams omgeving altijd up to date is.”

De samenwerking

De samenwerking tussen Broad Horizon en het Fons Vitae Lyceum was goed genoeg om alle uitdagingen van het ontwikkel-, implementatie- en adoptieproces in goede banen te leiden. “Het is natuurlijk altijd spannend. Er was bijvoorbeeld een zekere tijdsdruk. Lukt het om alle teams aan te maken voor het einde van de zomervakantie? En hoe ga je om met het spanningsveld tussen nieuwe applicaties en oude gewoontes? De online-werkplek moet namelijk wel een goede afspiegeling zijn van de fysieke werkplek. Gelukkig hebben we dat allemaal prima voor elkaar gekregen”, aldus Joppe.

“De samenwerking was van meet af aan constructief. We vormden een goede match en geloofden allebei in onze pionierende rol. Dat betekent dat je niet zomaar tevreden bent met bestaande tools, maar ook nieuwe, verbeterde elementen toevoegt aan een oplossing”, stelt Remko.

De toekomst

Omdat de EducationHUB Syncservice een stukje digitaal gereedschap is dat je kunt blijven doorontwikkelen, staan er voor de nabije toekomst nog wel wat extra functionaliteiten en tweaks op het verlanglijstje. Voorbeelden zijn het automatisch groeperen van distributielijsten, de optie om groepen samen te stellen op metaniveau (bijvoorbeeld door functietitels en departementen in Office te zetten) en zo makkelijk dynamische groepen te kunnen instellen. Denk bij dat laatste bijvoorbeeld aan groepen met alle leerlingen van groep 5 die een jaar later automatisch geüpdatet worden. Ook een onboardingsysteem, dat nieuwe leden persoonlijk welkom heet en zorgt voor een automatische afsluiting bij mensen die weggaan, is nog een van de wensen.

Kennismaken met Broad Horizon

Vormt de case van het Fons Vitae Lyceum een inspiratiebron? En ben je benieuwd wat Broad Horizon voor jouw onderwijsinstelling kan betekenen? Bel ons dan gerust op 088 008 3500 of vul onderstaande contactformulier in. Wij leren je graag kennen!

Of meld je aan voor de ronde tafel sessie welke wij samen met het Fons Vitae Lyceum organiseren.