Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management

Technologies 27.10.2021

De Migration Factory – waar moet je aan denken bij migreren naar de Cloud?

Nu Microsoft geen ondersteuning meer biedt op AX 2012, is overstappen naar Dynamics 365 Unified Operations (UO) met modules Finance en Supply Chain Management (voorheen bekend als Dynamics 365 F&O) dé oplossing. Maar bij die overstap komt nogal wat kijken. Onlangs gaven we een tweetal webinars waarin we hier aandacht aan besteedden. Heb je deze webinars gemist? Geen probleem: je kan de webinars terugkijken (klik hier voor deel 1 en hier voor deel 2) of lees je bij via dit blog. In dit blog vertel ik je waaraan je moet denken wanneer je (on-premises) AX 2012 migreert naar Dynamics 365 in de Cloud.

Microsoft blijft ontwikkelen

Sinds Microsoft in 2002 Axapta heeft aankocht, is er veel veranderd. Het begon met eerste inhoudelijke productontwikkelingen, die leidden tot telkens nieuwe versies van AX. AX 2012 is daarbij de laatste Microsoft AX versie die volledig on-premises kan draaien. Vanaf AX 7 is iedere versie volledig ontwikkeld om vanuit de Cloud te gebruiken en worden er bij iedere nieuwe release praktische nieuwe functionaliteiten gelanceerd. De laatste versie is Dynamics Unified Operations en in de nieuwste release integreert het de modules Finance en Supply Chain Management vrijwel naadloos met andere Dynamics 365-applicaties en Power BI.

Redenen om nu over te stappen

Er zijn verschillende redenen om nu over te stappen van AX 2012 naar het Microsoft Dynamics 365 platform. De belangrijkste daarvan zijn:

Einde support AX 2012

Microsoft stopt na 9 jaar met de ondersteuning voor AX 2012. Het mainstream support op R2 en R3 zijn inmiddels al gestopt, maar in de komende periode wordt ook het extended support sterk afgebouwd. Dat betekent dat er geen productupgrades meer plaatsvinden en er enkel nog beveiligingsupdates en bugfixes worden uitgebracht. Maar ook die extended support eindigt uiteindelijk helemaal: in april 2022 voor R2 en in oktober 2023 voor R3.

Groter gebruikersgemak

De ERP-oplossing van Microsoft wordt krachtiger door de vergaande integratie met andere Dynamics 365-applicaties. Daarbij kun je bijvoorbeeld journaalposten nu met één druk op de knop inladen, in plaats van hiervoor een speciale add-in te moeten gebruiken. Ook de toevoeging van Power BI en Power Apps maken Dynamics 365 Unified Operations een krachtig applicatie.

Aangezien Microsoft Dynamics 365 een Cloud oplossing is, kunnen medewerkers plaats onafhankelijk met elkaar samenwerken op ieder gewenst device. Hiervoor is geen aanvullende software, zoals VPN, nodig, want autorisatie vindt plaats via de Azure Active Directory van jouw organisatie.

Altijd up-to-date

Microsoft hanteert voor Dynamics 365 het one version model, waarbij zij een vergelijkbaar updateschema hanteren als bij Windows. Er komen acht updates per jaar uit: zes kleine en twee grotere. Als gebruiker van Dynamics 365 ben je daarbij verplicht minimaal twee keer per jaar een update uit te voeren, waardoor jouw organisatie altijd meegaat met de nieuw functionaliteiten, maar ook zeker weet dat de beveiliging goed op orde is.

Eenvoudiger testen

Bij iedere update is het van groot belang om de nieuwe versie grondig te testen. Waar regressietesten in AX 2012 veel tijd en energie kosten, is het voor Dynamics 365 Finance en Supply Chain Management dankzij de nieuwe RSAT-tool mogelijk om sneller en vrijwel volledig geautomatiseerd het testproces te doorlopen voordat je de nieuwe versie na een update in gebruik neemt. Ook hierover hebben we recent een webinar georganiseerd.

Kijk de webinar terug »

Beveiliging en compliance

Bedrijven die slachtoffer zijn van cybercriminelen of datalekken zijn tegenwoordig regelmatig in het nieuws. Microsoft zet alles op alles om dat soort situaties te voorkomen. Daarbij kun je bijvoorbeeld denken aan multifactor authenticatie als aanvulling op de bevoegdheden die gedefinieerd zijn in de Azure Active Directory. Maar ook aan compliance: Microsoft voldoet aan alle eisen die vanuit de AVG gesteld worden aan de opslag van data.

Base-Attach model voor licenties

Het licentielandschap van Microsoft wordt een stuk overzichtelijker wanneer je organisatie overstapt naar Dynamics 365. Iedere gebruiker krijgt dan namelijk een ‘basis’-licentie en wanneer zij toegang tot meerdere modules nodig hebben, kan dit via een Attach-licentie. Dit zorgt niet alleen voor meer flexibiliteit in de Cloud, maar ook voor meer grip op de kosten. Want iedere licentie is op basis van pay-per-use: je betaalt dus alleen voor wat je daadwerkelijk nodig hebt.

Transitiekorting

De laatste reden om nu te beginnen met de migratie van AX naar Dynamics 365 zijn de kosten: bij een actief enhancement plan voor de on-premises licentie krijg je tot de zomer van 2023 namelijk een korting van maar liefst 40% in de Cloud! Deze korting is na activatie in combinatie met een support contract drie jaar geldig.

De vier fases van een migratietraject

Wil je nu de overstap van AX on-premises naar Dynamics 365 Unified Operations maken, dan is dat een behoorlijk project. En, laten we eerlijk zijn, een traject waar veel organisaties behoorlijk tegenop zien. Daarom is het prettig te weten hoe zo’n traject in zijn werk gaat en wat je kunt verwachten. We delen daarom onze werkwijze met je.

  1. In de eerste fase voeren we een Quick-Scan uit, waarbij we de mogelijkheden tot migreren in kaart brengen.
  2. Op basis van de uitkomsten van die Quick-Scan stellen we een advies en projectplan op. Daarnaast geven we dan ook een indicatie van de doorlooptijd van het hele traject af. In deze fase vindt de Diagnose plaats.
  3. De derde fase is de Analyse fase. In deze fase analyseren we het applicatielandschap van de organisatie diepgaand. We voeren dan onder andere een Fit/Gap-analyse uit, zodat we exact weten waar eventuele knelpunten voor de migratie zich bevinden.
  4. Ten slotte komen we aan bij de Uitvoering fase, waar de daadwerkelijke migratie in plaatsvindt. De nieuwe omgeving wordt uitvoerig getest en zodra alles naar behoren werkt, leveren we de productieomgeving op.

Hoe ziet de technische achtergrond van een migratie eruit?

Iedere migratie is anders, net zoals iedere organisatie anders is. Toch zijn er een aantal technische aspecten die bij ieder AX-migratietraject naar de Cloud om aandacht vragen. Zo moet je bijvoorbeeld een LCS Project aanmaken en daarbij de juiste doelstellingen van het project selecteren. Lifecycle Services (LCS) is het platform dat je gebruikt om je omgevingen in de Cloud te kunnen onderhouden.

Een ander aandachtspunt is de Upgrade Analyzer. Dit is een tool die je advies geeft over de elementen die geoptimaliseerd dienen te worden voor je tot migratie overgaat. Daarbij kun je denken aan advies over data clean up, controle van de configuratie en het opsporen van functionaliteiten die jouw organisatie gebruikt, maar in Microsoft Dynamics 365 F&O niet langer bestaan.

Ook het gebruiken van de Upgrade Tool van Microsoft is belangrijk voor het slagen van de migratie. Deze tool geeft een overzicht op basis van jouw applicatielandschap in AX 2012 (de modelstore) inclusief alle maatwerk-applicaties en software van derde partijen. In dit Excel-overzicht staat wat er gedaan is en welke maatregelen je nog moet nemen voor een succesvolle migratie. Vaak is er een ontwikkelaar nodig om dit rapport te interpreteren en het te vertalen naar een praktisch actieplan.

Het laatste belangrijke technische aspect is de data upgrade. De tools die hiervoor nodig zijn, kunnen worden gedownload vanuit LCS.

Wat zijn de functionele stappen bij een migratie?

Wanneer je het hebt over de functionele aspecten van de migratie van AX 2012 naar Dynamics 365 in de Cloud, is het ten eerste belangrijk om het applicatielandschap goed in kaart te brengen. Houd daarbij rekening met alle applicaties die direct of indirect interactie hebben met het ERP-systeem om eventuele afhankelijkheden helder te krijgen.

Schrijf bij iedere migratie een gedegen projectplan, waarin je de scope van het project, de doorlooptijd en de stakeholders benoemt. Zorg ervoor dat het team dat zich met de migratie bezighoudt over voldoende ervaren gebruikers beschikt: zij leveren vaak onmisbare inzichten.

Het uitvoeren van een Fit/Gap-analyse is ook een belangrijk functioneel aspect, omdat je na de migratie niet wilt ontdekken dat jullie processen niet aansluiten bij het nieuwe systeem. Wanneer je erachter komt dat processen aangepast moeten worden, kun je deze het beste vastleggen in nieuwe functionele ontwerpen.

Het laatste functionele aspect dat erg belangrijk is, is de training van gebruikers. Zelfs wanneer de processen binnen Dynamics 365 niet wezenlijk verschillen van de processen waar je medewerkers in AX 2012 aan gewend waren, is de user interface inmiddels wel behoorlijk aangepast. Daardoor is het zelfs voor de meest geoefende gebruiker nuttig om wegwijs gemaakt te worden in de nieuwe applicatie én alle nieuwe functionaliteiten die je organisatie nu tot zijn beschikking heeft!

Tijdens het tweede webinar was Martin Abrle, werkzaam als Cloud Architect bij Microsoft, aanwezig als gastspreker. Hij deelde zijn ervaringen over migraties. Via het webinar terugkijken kun je zijn ervaringen horen (klik hier om het webinar terug te kijken)

Hoe kan Broad Horizon Solutions helpen bij een migratie?

Aangezien iedere migratie van AX on-premises naar Dynamics 365 Finance en Supply Chain Management dezelfde fases doormaakt, ontwikkelde Broad Horizon Solutions oplossingen voor elk van deze fases. Uiteraard kijken we bij elke fase wat de impact specifiek voor jouw organisatie is. Zo kunnen we organisaties in elk stadium verder helpen. We kijken daarbij naar het volgende:

  1. Quick-Scan – Hierin worden onder andere de bevindingen uit de upgrade tool verwerkt en wordt er een ‘hoog over’ Fit/Gap-analyse uitgevoerd.
  2. Diagnose – Op basis van de Quick-Scan stellen we een advies en een projectplan op.
  3. AnalyseTijdens een uitgebreide analyse brengen we het hele applicatielandschap, inclusief eventueel maatwerk, in kaart en maken we een uitgebreidere Fit/Gap-analyse, zodat je tijdens de migratie niet voor verrassingen komt te staan.
  4. Migratie & NazorgTijdens de migratie-fase verwerken we alle bevindingen van de Upgrade Analyzer en de Upgrade Tool, herschrijven we code waar dat nodig is en ontwikkelen we nieuwe Functionele Ontwerpen. Maar natuurlijk zorgen we er ook voor dat de data gemigreerd wordt en jouw configuratie uitgebreid getest is, voordat deze live gaat in je productieomgeving. Ten slotte trainen we jouw medewerkers, zodat zij vol vertrouwen en zo efficiënt mogelijk aan de slag kunnen met Dynamics 365 Unified Operations, Finance en Supply Chain Management.

Ben jij klaar voor de migratie?

Maakt jouw organisatie nog gebruik van AX 2012 en wil je nu de overstap naar de Cloud maken? Neem dan contact met ons op om jullie persoonlijke situatie te bespreken. Als Accountmanager spreek ik regelmatig met bedrijven hierover en helpen wij bedrijven al jaren bij de overstap van AX 2012 naar Dynamics 365 Finance en Supply Chain Management en beschikken wij over alle kennis die je nodig hebt om een succes van deze migratie te maken. Wij helpen je graag verder naar de volgende stap in de Cloud!

 

Blijf op de hoogte

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van trends, inspirerende klantverhalen en events.